Privacyverklaring

Eindfilm Maken is onderdeel van Media Bird, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 55920977.

Jouw privacy

Wij houden ons aan de regels

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat jouw gegevens veilig bij ons zijn en dat wij ze altijd netjes gebruiken. Wij bewaren slechts de gegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons verstrekt worden. In deze privacyverklaring leggen wij uit wat wij bij Media Bird allemaal doen met informatie die wij over jou te weten komen.

Bij het verwerken van gegevens houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hoewel je onze diensten en eindfilms ook als bedrijf kunt gebruiken, vallen bedrijfsgegevens niet onder de AVG. Deze privacyverklaring is dan ook voornamelijk bedoeld voor diegenen die onze diensten en eindfilms als particulier gebruiken.

De laatste wijzigingen in deze privacyverklaring hebben plaatsgevonden op 21-04-2020.

Als je vragen hebt, of wilt weten wat wij precies van jou bijhouden, neem dan contact op met ons.

Onze eindfilms

Door ons jullie eindfilm te laten organiseren laten jullie bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven, in het kader van de door jullie afgenomen eindfilm of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij gebruiken de volgende persoonsgegevens voor het verzorgen van onze eindfilms:

• NAW-gegevens;
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres;
• Factuuradres;
• Betalingsgegevens;
• IP-adres;
• Refferal link (via welke website je op onze website bent gekomen);
• Adresgegevens van de locatie van de eindfilm;
• Datum en tijd van de eindfilm;
• Alle gegevens in het reserveringsformulier;
• Namenlijsten van deelnemers aan de eindfilm;
• Filmopnames; en
• Foto’s tijdens de eindfilm.

Contactformulier, e-mail en live-chat

Via ons contactformulier op de website en de live-chat (via Whatsapp) kun je ons vragen stellen. Hiervoor gebruiken wij je naam, telefoonnummer, e-mailadres, refferal link, locatie, datum, IP-adres en de door jou zelf extra verstrekte informatie. Wij bewaren deze informatie totdat wij zeker weten dat je tevreden bent met onze reactie. Zo kunnen wij bij vervolgvragen de informatie er makkelijk bij pakken.

Indien je uiteindelijk geen reservering plaatst voor onze eindfilms, dan worden de gegevens maximaal 1 maand bewaard.

Indien je wel een reservering plaats worden deze gegevens bewaard tot 1 maand na het nieuwe schooljaar, omdat wij dat nodig hebben voor de afhandeling van jouw reservering en de organisatie van de eindfilm.

Reservering

Wanneer je bij ons een reservering plaatst, gebruiken wij je persoonsgegevens om deze netjes af te kunnen handelen.

Voor het behandelen van jouw reservering gebruiken wij je NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, betalingsgegevens, ip-adres, refferal link, adresgegevens eindfilm, datum & tijd eindfilm, de namenlijst van de deelnemers plus alle gegevens die je zelf doorgeeft. Dit doen wij op basis van jouw toestemming en bewaren dit tot 1 maand na de eindfilm.

Indien er naar aanleiding van contact via het contactformulier of live-chat een reservering geplaatst wordt bewaren wij ook de eerder genoemde gegevens (zie kopje ‘Contactformulier, e-mail en live-chat’) tot 1 maand na de eindfilm, omdat wij dat nodig hebben voor de afhandeling van jouw reservering en de organisatie van de eindfilm. Zo kunnen wij bij bij de planning van jouw eindfilm de informatie er makkelijk bij pakken.

De eindfilm

Rondom de eindfilm datum maken wij gebruik van jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dit doen wij zodat wij en de filmmaker in contact kan komen met jullie om specifieke zaken te bespreken over de eindfilm. Ook gebruiken wij een namenlijst om de groepsindeling te maken tijdens de eindfilm en gebruiken wij deze namenlijst indien je dat wilt voor de montage van de filmopnames (de titel/aftiteling). Dit doen wij op basis van je toestemming.

Filmmakers

Wij werken met verschillende freelancers die onze eindfilms begeleiden. De freelancer die jouw eindfilm begeleidt zal voor een goede uitvoering van de eindfilm jouw naam, telefoonnummer en namenlijsten van deelnemers toegezonden krijgen. Daarnaast filmt, fotografeert en monteert de freelancer de eindfilm. De freelancer verwijdert na afloop van de eindfilm de digitale bestanden, jouw naam, telefoonnummer en namenlijst na 1 maand. Dit doen wij zodat er voor die tijd nog aanpassingen gedaan kunnen worden in de montage. Bijvoorbeeld bij een ontbrekende naam in de aftiteling of een typefout.

Na de eindfilm

De gemonteerde filmopnames en bewerkte foto’s worden digitaal aangeleverd via een downloadlink middels de online opslagdienst Wetransfer. De downloadlink is tot de eerste schoolweek van het nieuwe schooljaar geldig. In de video’s kan de namenlijst van de deelnemers voorkomen (bijvoorbeeld in de aftiteling).

Na de eerste schoolweek van het nieuwe schooljaar verwijderen wij de gemonteerde/bewerkte bestanden uit WeTransfer. De desbetreffende filmopnames en foto’s worden op jouw verzoek tot maximaal 12 maanden na de eindfilm bewaard in de opslagdienst Wetransfer. Wij bieden deze optionele verlenging, zodat jullie altijd nog de opnames kunnen opvragen, indien jullie ze zelf per ongeluk hebben verwijderd. Na 12 maanden worden de digitale bestanden vervolgens definitief verwijderd. Dit doen wij enkel op basis van jouw toestemming en is niet standaard. Indien je hier wel gebruik van hebt gemaakt, maar later de bestanden alsnog wenst te verwijderen kan dat uiteraard.

De ruwe, onbewerkte filmbestanden en de gemonteerde versie worden standaard 24 maanden bewaard in ons eigen archief, indien er is gewerkt door een vaste medewerker van Media Bird. Indien je dit niet wenst, dan kun je altijd een verzoek tot verwijdering indienen en dat doen wij natuurlijk.

Wij mogen, indien dit van toepassing is, je persoonsgegevens aan onze bezorgdienst geven om de bestelde usb-sticks bij jou te laten bezorgen.

Reviews over de eindfilm

Na afloop van de eindfilm kan je een beoordeling geven over de eindfilm. Je kunt vervolgens toestemming geven dat wij deze review gebruiken op onze website. Wij gebruiken enkel jouw naam en geschreven tekst zodra wij een review op onze website plaatsen. De reviews blijven in principe altijd online staan, tenzij jij ons op een later moment aangeeft dat de review verwijderd moet worden. Dan doen wij dat uiteraard.

Boekhouding, facturen en betalen

Voor de eindfilm verwerken wij je betalingsgegevens, NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en factuuradres in onze boekhouding en ontvang je een factuur waarop die gegevens staan. Om te voldoen aan de Nederlandse belastingwet bewaren wij onze facturen voor een periode van zeven jaar.

Daarnaast werken we samen met Mollie/Plink voor onder andere onze iDeal + een aantal andere betaalmogelijkheden. Hoewel wij zelf gegevens niet actief met ze delen, verkrijgen ze wel je naam en bankrekeningnummer wanneer je de factuur via hen betaalt.

Als er aan bepaalde condities wordt voldaan delen wij persoonsgegevens met het incassobureau. Dit kan gebeuren wanneer de betalingstermijn van een factuur is overschreden en er na meerdere herinneringen geen betaling is verricht. Het incassobureau ontvangt in dat geval de volgende informatie van ons:

• Naam en achternaam;
• Adres of factuuradres;
• Telefoonnummer en e-mailadres;
• Facturen die we hebben verzonden;
• Communicatie die we hebben verzonden.

Statistieken

Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website. Hiervoor gebruiken wij je IP-adres. Met deze statistieken verbeteren wij onze website om zo bijvoorbeeld alleen nog relevante informatie te laten zien over onze eindfilms. Wij kunnen je persoonsgegevens met elkaar combineren om meer over jou te weten te komen. Uiteraard zullen wij je privacy te allen tijde respecteren. Wil je dit niet, dan kun je dit altijd aan ons melden.

Reclame

Wij willen jou graag reclame sturen over aanbiedingen van eindfilms of diensten. Dit doen wij: per e-mail en/of per telefoon. Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze reclame. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Je kunt ons blokkeren of de afmeldoptie gebruiken. Je kunt dit aangeven als je wordt gebeld.

Verstrekking aan andere partijen, bedrijven of instellingen

Wij geven je persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere partijen, bedrijven of instellingen, behalve als dat nodig is voor de eindfilm (bijvoorbeeld indien een freelancer jouw eindfilm begeleidt, zie kopje Filmmakers en voor de bestelling van het filmscript) of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf, fraude etc).

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar wij informatie in kunnen opslaan zodat je die niet steeds hoeft in te vullen. Maar wij kunnen er ook mee zien dat je ons weer bezoekt. Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij vragen om jouw akkoord voor het gebruik van deze cookies.

Je kunt via je browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige onderdelen van onze website werken dan niet goed meer. Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de cookies doen. Lees dus ook hun privacyverklaringen.

Bedrijven waar je data mee gedeeld (kan) worden

Media Bird neemt bij een aantal bedrijven (een) dienst(en) af om onze eindfilms aan te kunnen bieden, of te verbeteren. Om goed van deze diensten gebruik te kunnen maken, kunnen wij persoonsgegevens delen met deze bedrijven. Sommige bedrijven zijn gevestigd buiten de Europese Unie.

Omdat je privacy bij ons hoog in het vaandel staat, streven wij ernaar om de hoeveelheid gegevens die gedeeld worden tot een minimum te beperken. Hieronder vind je een overzicht van welke gegevens met welk bedrijf gedeeld (kunnen) worden.

Google

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De gegevens worden bij Google maximaal 14 maanden bewaard.

Gegevens: IP-Adres, bezochte pagina’s.

Wij gebruiken Google reCAPTCHA ter preventie van spam in onze contactformulieren op de website. In principe gebruikt Google jouw gegevens dan niet, maar heeft mogelijk wel toegang tot jouw IP-adres en de specifieke URL van onze website.

Gegevens: IP-Adres, refferal link.

Mollie / Plink

Voor het afhandelen van onze betalingen wordt gebruik gemaakt van Mollie/Plink. Hier worden banktransacties en boekingen geregistreerd.

Gegevens: IP-adres, tenaamstelling rekening, rekeningnummer, NAW-gegevens, eindfilm datum, e-mail adres.

Ficsbook

Voor onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van Ficsbook, hierin worden banktransacties en boekingen geregistreerd.

Gegevens: tenaamstelling rekening, rekeningnummer, NAW-gegevens, eindfilm datum, e-mail adres, telefoonnummer.

Strato spam beveiliging en opslag

Onze e-mails worden (o.a.) op inhoud en afzender gecontroleerd, een dienst van onze webhoster Strato, zij doen dit in een geautomatiseerd proces om te kunnen beoordelen of een, aan Media Bird gestuurde, e-mail als spam of ongewenst dient te worden gemarkeerd.

Gegevens: IP-Adres, e-mailadres, afzender-naam.

Onze webhoster en e-mailprovider betreft Strato. Onze e-mails worden bewaard op hun beveiligde servers.

WeTransfer

Wij gebruiken de opslagdienst Wetransfer Premium om jouw filmopname aan te leveren. Wij stellen standaard in dat de transfers na de eerste schoolweek van het nieuwe schooljaar verwijderd worden. Op jouw eigen verzoek kan het verwijderen tot maximaal 12 maanden worden uitgesteld.

Gegevens: e-mailadres, filmopname, foto’s.

Beveilging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opslagen zijn.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (https) waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je persoonsgegevens invoert.
• Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens.

Wijziging in deze privacyverklaring

Wanneer onze online dienst wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Je hebt de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij hebben en wat wij daarmee doen;
• inzage in de precieze persoonsgegevens die wij hebben;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming;
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat wij zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen

Als jij vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Media Bird
info@eindfilmmaken.nl